Boas práticas para organizar projetos e tarefas na WavUps CRM
Dicas para montar projetos que a equipe usa de verdade na WavUps CRM: fases, títulos, responsáveis, prazos, etiquetas, visualizações e rotina de acompanhamento.
Projetos funcionam melhor na WavUps CRM com poucas fases e uma fase de conclusão, tarefas com título de ação, um responsável claro e vencimento, e uma rotina curta de revisão do quadro. Use etiquetas para agrupar e visualizações para cada pessoa ver só o que é dela.
- Um projeto por entrega com começo e fim (um cliente, uma campanha, um onboarding). Evite um projetão com tudo da empresa: fica difícil de filtrar e de dar acesso só a quem precisa.
- De 3 a 6 fases. Cada fase deve responder "em que pé está?". Se duas fases nunca têm tarefas ao mesmo tempo, provavelmente dá para juntá-las.
- Sempre uma fase de conclusão. Sem ela, nada termina: as tarefas feitas continuam gerando lembretes e alertas de atraso.
- Botão "+" só na primeira fase. Desligue Permitir criar tarefas nas outras para toda tarefa nascer no começo do fluxo.
- Cores com significado. Por exemplo: cinza para o que não começou, azul para o que está andando, laranja para o que depende de terceiros e verde para concluído.
- Título com verbo: "Enviar o calendário editorial para aprovação" diz o que fazer; "Calendário" não.
- Uma pessoa dona da tarefa. Pode haver vários responsáveis, mas combine quem responde por ela. Tarefa de todo mundo acaba sendo de ninguém.
- Vencimento em tudo que tem prazo. A data aparece no cartão, fica vermelha quando atrasa e gera o lembrete automático.
- Prioridade com parcimônia. Se tudo é Alta, nada é. Reserve Alta para o que trava outras entregas.
- Checklist para os passos, subtarefa para outra pessoa. Passos da mesma pessoa vão no Checklist; partes com outro responsável ou prazo viram Subtarefas.
- Combinados, pedidos de ajuste e decisões vão nos Comentários da tarefa, não em grupos de WhatsApp. Quem assumir a tarefa depois encontra o histórico completo.
- Arquivos finais e referências vão em Anexos (até 50 MB cada, vários de uma vez). Para mostrar ao cliente, crie um link público do arquivo. Para arquivos maiores, cole o link na descrição.
- Trabalho feito para um cliente do CRM? Vincule o lead no campo Lead vinculado: a busca do quadro encontra as tarefas pelo nome do cliente.
- Para chamar alguém sobre uma tarefa, cite a tarefa no chat interno com @ > Tarefas.
| Quando | O que fazer |
|---|---|
| Todo dia, 5 minutos | Cada pessoa abre a visualização "Minhas tarefas" (filtro Responsável em Eu (quem estiver usando)) e arrasta o que avançou. |
| Toda semana | A coordenação revisa as datas em vermelho, ajusta prioridades e redistribui responsáveis. O filtro Responsável com Sem responsável mostra as tarefas que ninguém assumiu. |
| No fim do projeto | Tudo na fase de conclusão, o projeto com 0 tarefas abertas na lista. Mantenha o projeto para consulta em vez de excluir. |
Visualizações para a equipe toda
Administradores da conta podem criar visualizações Toda a conta, como "Minhas tarefas" e "Alta prioridade", e deixar uma delas como padrão. Assim cada pessoa abre o projeto já no recorte certo. Veja Filtros e visualizações.
- Adicione ao projeto só quem trabalha nele: só os membros veem o projeto.
- Tenha pelo menos dois administradores do projeto, para ninguém ficar travado quando um sair de férias.
- Lembre a equipe de que qualquer membro pode excluir fases e o próprio projeto, e que a exclusão não tem volta.
Agência que parou de perder prazos
A situaçãoOs prazos das peças viviam em planilhas e mensagens, e os atrasos só apareciam quando o cliente reclamava.
Como a WavUps CRM ajudaCada peça virou tarefa com vencimento e responsável. As datas em vermelho mostram o atraso antes do cliente perceber, e o lembrete automático avisa os responsáveis.
Contabilidade com processo padrão
A situaçãoCada pessoa conduzia o fechamento do seu jeito, e os erros apareciam na conferência.
Como a WavUps CRM ajudaUm projeto por mês com as mesmas fases e um checklist fixo em cada tarefa. O processo ficou igual para todos e a conferência ficou mais rápida.
Clínica com equipe enxuta
A situaçãoTrês pessoas cuidam de tudo, do atendimento às compras.
Como a WavUps CRM ajudaUm único projeto de rotina com fases A fazer, Fazendo e Feito, e a visualização "Minhas tarefas" para cada uma abrir o dia sabendo o que é dela.
Na maioria dos casos, de 3 a 6, sempre com uma fase de conclusão no fim. Mais do que isso costuma deixar as tarefas paradas "entre" fases.
Um projeto por cliente (ou por entrega) deixa o acesso e os filtros mais simples. Um projeto único funciona para equipes pequenas, com etiquetas ou o lead vinculado para separar os clientes.
Combine uma regra simples: "se não está no projeto, não existe". Comentários na tarefa em vez de mensagens soltas, e 5 minutos por dia para atualizar o quadro. O vídeo tutorial ajuda no treinamento.
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