Como criar uma automação na WavUps CRM (passo a passo)
Passo a passo para criar uma automação na WavUps CRM: escolher o gatilho, filtrar com condições, adicionar ações com variáveis e salvar.
Para criar uma automação na WavUps CRM, abra Automações e clique em Nova automação. Dê um nome, escolha o gatilho em Quando, adicione condições em Se (opcional), adicione as ações em Então e clique em Criar automação. A automação já começa Ativa.
- Você precisa ser Dono ou Administrador da conta. Veja quem tem acesso.
- Deixe prontos os pipelines, etapas, projetos, etiquetas e setores que a automação vai usar: o construtor só mostra o que já existe na conta.
- Pense na frase completa antes de montar: "Quando um negócio ficar 3 dias parado em Proposta enviada, se o valor for de pelo menos R$ 5.000, então crie um lembrete para o dono do negócio".
Mais rápido com um modelo
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Passo 1: Clique em Nova automação
No menu lateral, abra Automações 1 e clique em Nova automação 2, no canto superior direito. O construtor abre numa página própria.
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Passo 2: Dê um nome à automação
Em Informações, preencha o Nome (de 2 a 120 caracteres) com algo que diga o que ela faz, como "Follow-up de proposta parada". A Descrição (opcional) ajuda a equipe a entender para que ela serve.
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Passo 3: Escolha o gatilho (Quando)
No bloco Quando, clique no acontecimento que vai iniciar a automação. Os gatilhos ficam agrupados em Atendimento com IA, Leads, Pipeline, Agenda, Faturas e Instagram. Veja o que cada um faz na referência de gatilhos.
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Passo 4: Configure o gatilho
Alguns gatilhos têm opções. Em Negócio parado na etapa, por exemplo, escolha o Pipeline 1, a Etapa 2 e os Dias parado na etapa 3. Para escolher outro gatilho, clique em Trocar 4.
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Passo 5: Adicione condições, se precisar (Se)
No bloco Se, clique em Condição 1 e escolha o campo, o operador e o valor 2. Com mais de uma condição, escolha Todas (E) ou Qualquer uma (OU) 3. Sem condições, a automação roda sempre que o gatilho acontecer. Detalhes em Condições.
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Passo 6: Adicione as ações (Então)
No bloco Então, clique em Adicionar ação e escolha o que a plataforma deve fazer. As ações que o gatilho escolhido não permite aparecem desabilitadas: passe o mouse por cima para ver o que falta (por exemplo, "Precisa de conversa"). Veja todas na referência de ações.
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Passo 7: Preencha a ação e use variáveis
Preencha os campos da ação 1. Nos campos de texto, clique em Inserir variável 2 para colocar dados do registro que disparou a automação, como
{{lead.name}}(nome do lead): na hora de rodar, a variável vira o valor real. Use as setas para mudar a ordem das ações 3 e a lixeira para remover 4. Para mais passos, clique de novo em Adicionar ação (até 10). - 8
Passo 8: Clique em Criar automação
Confira tudo e clique em Criar automação. A plataforma mostra Automação criada e volta para a lista, onde a automação aparece como Ativa. Para desistir sem salvar, clique em Cancelar.
A automação começa a rodar assim que é criada
O menu Inserir variável mostra, agrupadas e com busca, só as variáveis que o gatilho escolhido fornece. Os dados do lead, do negócio, da fatura, dos responsáveis e os campos personalizados são buscados no momento em que a ação roda: se alguém editar o lead antes (por exemplo, durante um Aguardar), a mensagem sai com o valor novo. Se o registro não tiver o dado (lead sem e-mail, por exemplo), a variável fica vazia no texto.
| Grupo | Variáveis | Disponível quando o gatilho traz |
|---|---|---|
| Lead | {{lead.name}} (Nome do lead), {{lead.firstName}} (Primeiro nome do lead), {{lead.phone}} (Telefone do lead), {{lead.email}} (E-mail do lead), {{lead.taxId}} (CPF/CNPJ do lead), {{lead.source}} (Origem do lead), {{lead.status}} (Situação do lead), {{lead.leadTemperature}} (Temperatura do lead), {{lead.leadType}} (Tipo do lead), {{lead.description}} (Descrição do lead), {{lead.fullAddress}} (Endereço completo), {{lead.streetAddress}} (Rua), {{lead.number}} (Número do endereço), {{lead.complement}} (Complemento), {{lead.neighborhood}} (Bairro), {{lead.city}} (Cidade), {{lead.state}} (Estado (UF)), {{lead.zipCode}} (CEP), {{lead.createdDay}} (Data de cadastro do lead), {{lead.id}} (ID do lead (para links)) | lead |
| Responsável do lead | {{leadOwner.name}} (Nome do responsável), {{leadOwner.firstName}} (Primeiro nome do responsável), {{leadOwner.email}} (E-mail do responsável), {{leadOwner.phone}} (Telefone do responsável) | lead |
| Negócio | {{deal.title}} (Título do negócio), {{deal.formattedValue}} (Valor do negócio (R$)), {{deal.value}} (Valor do negócio (número)), {{deal.statusLabel}} (Status do negócio), {{deal.pipelineName}} (Pipeline), {{deal.stageName}} (Etapa), {{deal.expectedCloseDay}} (Previsão de fechamento), {{deal.probability}} (Probabilidade (%)), {{deal.nextAction}} (Próxima ação), {{deal.description}} (Descrição do negócio), {{deal.id}} (ID do negócio (para links)) | negócio |
| Dono do negócio | {{dealOwner.name}} (Nome do dono do negócio), {{dealOwner.firstName}} (Primeiro nome do dono do negócio), {{dealOwner.email}} (E-mail do dono do negócio), {{dealOwner.phone}} (Telefone do dono do negócio) | negócio |
| Fatura | {{invoice.invoiceNumber}} (Número da fatura), {{invoice.formattedAmount}} (Valor da fatura), {{invoice.dueDate}} (Vencimento da fatura), {{invoice.statusLabel}} (Status da fatura), {{invoice.publicUrl}} (Link da fatura (página WavUps)), {{invoice.invoiceUrl}} (Link de pagamento (gateway)), {{invoice.bankSlipUrl}} (Link do boleto (PDF)), {{invoice.issueDay}} (Data de emissão), {{invoice.installmentNumber}} (Número da parcela), {{invoice.installmentCount}} (Total de parcelas), {{invoice.description}} (Descrição da fatura), {{invoice.orderNumber}} (Número do pedido), {{invoice.customerNote}} (Observação ao cliente), {{invoice.id}} (ID da fatura (para links)) | fatura |
| Vendedor da fatura | {{seller.name}} (Nome do vendedor), {{seller.firstName}} (Primeiro nome do vendedor), {{seller.email}} (E-mail do vendedor), {{seller.phone}} (Telefone do vendedor) | fatura |
| Agendamento | {{scheduling.title}} (Título do agendamento), {{scheduling.startDate}} (Início (data e hora)), {{scheduling.startDay}} (Data do agendamento), {{scheduling.startTime}} (Horário de início), {{scheduling.endTime}} (Horário de término), {{scheduling.location}} (Local), {{scheduling.description}} (Descrição do agendamento), {{scheduling.statusLabel}} (Status do agendamento), {{scheduling.typeLabel}} (Tipo do agendamento) | agendamento |
| Conversa | {{conversation.contactName}} (Nome do contato), {{conversation.contactPhone}} (Telefone do contato) | conversa |
| Atendimento | {{customerServed.chatSummary}} (Resumo do atendimento) | atendimento |
{{instagram.username}} (Usuário do Instagram) | ||
| Conta | {{account.name}} (Nome da empresa) | qualquer gatilho |
| Evento | {{occurredAt}} (Data e hora do evento) | qualquer gatilho |
| Campos personalizados | {{lead.custom.<chave>}} e {{deal.custom.<chave>}}: aparecem no menu com o nome de cada campo ativo de Leads e de Negócios (seleções saem com o nome da opção, moeda em R$, datas em dd/mm/aaaa e Sim/Não). | lead / negócio |
Veja quais dados cada gatilho traz na coluna Dados disponíveis da referência de gatilhos.
Quando falta alguma informação, a automação não é salva: o rodapé mostra Revise os campos destacados antes de salvar. e cada campo com problema ganha uma mensagem em vermelho.
| Mensagem | O que fazer |
|---|---|
| Escolha um gatilho | Clique em um dos gatilhos do bloco Quando. |
| Adicione ao menos uma ação | Toda automação precisa de pelo menos uma ação no bloco Então. |
| O nome deve ter pelo menos 2 caracteres | Preencha o campo Nome. |
| Esta ação não é compatível com o gatilho escolhido (com o aviso "Precisa de ..., que este gatilho não fornece.") | A ação usa um dado que o gatilho não traz (por exemplo, Enviar mensagem no WhatsApp precisa de uma conversa, e Lead criado só traz o lead). Troque a ação ou o gatilho. |
| Campo indisponível para este gatilho | A condição usa um campo que o novo gatilho não traz. Remova ou troque a condição. |
| Selecione o pipeline, Selecione a etapa, Informe a mensagem... | Preencha o campo obrigatório indicado (marcado com asterisco). |
| Informe uma URL pública começando com http:// ou https:// | Na ação Enviar webhook, use o endereço público do sistema que vai receber os dados. Endereços internos (como localhost) não são aceitos. |
| Esta automação foi alterada por outra pessoa depois que você a abriu. Recarregue a página para ver a versão atual. | Alguém salvou a mesma automação enquanto você editava. Recarregue a página e refaça a sua alteração sobre a versão atual. |
Negócio automático para cada atendimento da IA
A situaçãoA IA atende os contatos do WhatsApp, mas o funil só é atualizado quando alguém lembra de criar o negócio.
Como a WavUps CRM ajudaUse o modelo IA atendeu → criar negócio: escolha o pipeline e a etapa de entrada e salve. Cada atendimento vira um negócio com o nome do lead como título.
Mover o negócio quando o cliente marca uma visita
A situaçãoUma imobiliária quer que o negócio vá para "Visita agendada" assim que um agendamento é criado.
Como a WavUps CRM ajudaGatilho Agendamento criado + ação Mover negócio para etapa com O negócio aberto do lead. O funil fica sempre em dia com a agenda.
Aviso de agendamento cancelado
A situaçãoQuando um cliente cancela, o vendedor precisa saber para tentar reagendar.
Como a WavUps CRM ajudaUse o modelo Agendamento cancelado → mover e avisar: move o negócio para a etapa de reagendamento e notifica o responsável pelo lead com
{{scheduling.title}}e{{lead.name}}na mensagem.
Não existe um botão de teste. Crie a automação com condições bem específicas (por exemplo, só para uma etiqueta de teste), provoque o gatilho num lead seu e confira o resultado no histórico de execuções. Depois, remova a condição de teste.
Cada gatilho traz dados diferentes. Ao trocar, as condições que usam campos que o novo gatilho não fornece são removidas, e as ações incompatíveis ficam marcadas em vermelho.
Até 10. Ao chegar no limite, o botão Adicionar ação fica desabilitado com o aviso "Limite de 10 ações por automação."
Sim, com a ação Aguardar (em minutos, horas ou dias). Depois da espera, a WavUps CRM verifica as condições de novo antes de continuar.
Na hora: ela já nasce Ativa e vale para os próximos acontecimentos. Os gatilhos de tempo (como Antes do agendamento e Negócio parado na etapa) são verificados a cada 15 minutos.
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