Como enviar mensagens, fotos, arquivos e áudios na WavUps CRM
Passo a passo para responder clientes do WhatsApp e do Instagram pela WavUps CRM: texto, imagens, vídeos, documentos, áudio gravado, emojis, status de envio e limites de cada arquivo.
Para enviar uma mensagem na WavUps CRM, abra a conversa em Mensagens, escreva no campo Escreva uma mensagem e pressione Enter. Para mandar foto, vídeo, áudio ou documento, clique no clipe de papel; no WhatsApp, o microfone grava uma mensagem de voz de até 5 minutos.
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Passo 1: Abra a conversa
Em Mensagens, clique na conversa na lista. O campo de envio fica embaixo, com os botões de anexo 1, respostas rápidas 2, o campo de texto 3 e o microfone 4.
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Passo 2: Escreva e envie
Digite a mensagem 1 e pressione Enter ou clique no botão de enviar 2. Para pular linha sem enviar, use Shift + Enter.
- A mensagem aparece na hora, com Enviando, e fica definitiva quando o WhatsApp ou o Instagram confirma o envio.
- O que você escreveu e não enviou fica guardado como rascunho daquela conversa enquanto a página estiver aberta. Pode trocar de conversa e voltar.
- Enviar pela WavUps CRM desliga a IA naquela conversa, para ela não responder por cima de você. Veja como religar a IA.
- No WhatsApp, só dá para escrever livremente dentro da janela de 24 horas. Com a janela fechada, o campo é trocado pelo botão Enviar modelo.
Cada mensagem enviada por vocês mostra um ícone ao lado do horário:
| Ícone | Significado |
|---|---|
| Relógio | Enviando: a mensagem ainda está saindo. |
| Um check | Enviada: saiu da WavUps CRM. |
| Dois checks cinza | Entregue no celular do contato. |
| Dois checks azuis | Lida pelo contato (ou áudio ouvido). |
| Alerta vermelho | Falhou: a mensagem não chegou. |
Se o envio de um texto falhar na hora, a mensagem fica marcada como Não enviada, com os botões Tentar novamente e descartar (lixeira). Mensagens da equipe mostram quem enviou; as da IA levam o selo WavUps IA.
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Passo 3: Clique no clipe de papel
Clique em Anexar arquivo 1 e escolha o tipo: Imagem, Vídeo, Áudio ou Documento 2.
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Passo 4: Escolha o arquivo e envie
Arraste o arquivo para a janela ou clique para escolher 1. Em imagens, vídeos e documentos você pode escrever uma legenda. Depois clique em Enviar 2. A tela confirma com Mídia enviada!
| Tipo | Formatos aceitos | Tamanho máximo |
|---|---|---|
| Imagem | JPEG ou PNG. Dá para enviar várias de uma vez; a legenda vai na primeira. | 5 MB cada |
| Vídeo | MP4 ou 3GPP, um por vez. | 16 MB |
| Áudio | AAC, MP3, M4A, AMR ou OGG. | 16 MB |
| Documento | PDF, Word, Excel, PowerPoint ou texto (.txt). | 100 MB |
Legendas
- Nas conversas do WhatsApp, com o campo de texto vazio, o botão da direita vira um microfone (Gravar áudio).
- Clique nele e permita o uso do microfone quando o navegador pedir. A gravação tem até 5 minutos e pode ser pausada.
- Ao terminar, ouça a gravação e clique em Enviar áudio ou em Descartar para gravar de novo. A tela confirma com Áudio enviado!
- Use o Chrome, o Edge, o Firefox ou o Safari atualizados. Se o navegador gravar num formato que o WhatsApp não aceita, a tela avisa antes do envio.
- Emojis: o campo aceita emojis normalmente. Use o teclado de emojis do sistema: Windows + . (ponto) no Windows, Control + Command + Espaço no Mac, ou o teclado do celular.
- Respostas rápidas: o botão com o raio abre as mensagens prontas da equipe. Veja como criar respostas rápidas.
- Assinatura: o administrador pode fazer toda mensagem de texto começar com o nome de quem atende e o setor, em negrito. Veja Assinatura das mensagens.
| Situação | Na WavUps CRM |
|---|---|
| Responder WhatsApp e Instagram | Sim, pela mesma tela. |
| Enviar áudio gravado na hora | Sim, no WhatsApp. No Instagram, envie um arquivo de áudio pelo clipe. |
| Escrever no WhatsApp depois de 24 horas sem resposta do contato | Só com um modelo aprovado pela Meta. É uma regra do WhatsApp. |
| Iniciar conversa com um lead | Sim, no WhatsApp, pelo botão Nova conversa, com um modelo aprovado. |
| Arquivos maiores que os limites | Não. Reduza o arquivo ou envie um link. |
Proposta em PDF na hora
A situaçãoUm cliente pede a proposta completa enquanto conversa pelo WhatsApp.
Como a WavUps CRM ajudaO vendedor clica no clipe, escolhe Documento e envia o PDF com a legenda "Segue a proposta, qualquer dúvida estou aqui". Tudo fica no histórico do lead.
Explicação que fica melhor falada
A situaçãoA dúvida do cliente exige uma explicação longa, que por escrito ficaria confusa.
Como a WavUps CRM ajudaA atendente grava um áudio de 1 minuto pelo microfone, ouve antes de mandar e envia. O cliente recebe como mensagem de voz do WhatsApp.
Fotos do produto para decidir
A situaçãoUma cliente quer ver outras cores de um produto antes de fechar a compra.
Como a WavUps CRM ajudaA vendedora envia várias fotos de uma vez em Imagem, com a legenda na primeira: "Temos nestas três cores".
A janela de 24 horas do WhatsApp fechou: passaram 24 horas desde a última mensagem do contato. Para voltar a falar com ele, envie um modelo aprovado ou espere o contato escrever.
Imagens até 5 MB cada, vídeos e áudios até 16 MB e documentos até 100 MB.
Clique em Tentar novamente, logo abaixo da mensagem. Se continuar falhando, confira a sua internet e se a janela de 24 horas do WhatsApp ainda está aberta no cabeçalho da conversa.
O campo aceita emojis, mas use o teclado de emojis do sistema: Windows + . no Windows, Control + Command + Espaço no Mac ou o teclado do celular.
Só se a assinatura das mensagens estiver ativa: aí toda mensagem de texto começa com o nome de quem atende e/ou o setor, em negrito. Dentro da WavUps CRM, a equipe sempre vê quem enviou cada mensagem.
Sim. Quando alguém da equipe envia uma mensagem, foto, arquivo ou áudio, a IA é desligada naquela conversa. Religue pelo botão IA ou concluindo a conversa.
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